Archiva

Il software per la gestione
di tutta la logistica

Blockchain
App Mobile
UX/UI Design
Software Development

Abbiamo creato la prima piattaforma in grado di aiutare le aziende negli adempimenti  documentali resi necessari dalla nuova normativa comunitaria entrata in vigore dal 1 Gennaio 2020.

Il risultato è una piattaforma Saas, con annessa app per smartphone, completamente integrata ai software già in uso da Archiva, progettata sul campo assieme ai futuri utilizzatori.

L’impatto sull’attività di Archiva è determinante: l’azienda si dota di un nuovo servizio soddisfando le esigenze dei suoi clienti e supportando i loro business.

Polo per la logistica

Trasporto con le carte in regola!

App Logistica di Archiva Group è un progetto nato dall’esigenza, delle aziende che si occupano di logistica, di adeguarsi alle nuove normative europee.

Il legislatore comunitario, con il Regolamento di esecuzione UE 1912/2018 per quanto riguarda alcune esenzioni connesse alle operazioni intracomunitarie,  ha inserito il nuovo articolo 45-bis all’interno del Regolamento di esecuzione UE 282/2011. In base a tale modifica, a partire dal 1° gennaio 2020, è stato definito un elenco di documenti ritenuti idonei a dimostrare l’avvenuto trasporto o spedizione dei beni destinati ad altro Stato membro.

Archiva Group ha espresso la necessità di offrire ai suoi clienti un servizio di amministrazione della documentazione, nel rispetto delle nuove disposizioni comunitarie. L’azienda si occupa di archiviazione documentale organizzando, identificando e rendendo accessibile in modalità controllata il contenuto dei documenti; ciò comporta numerosi vantaggi tra cui semplificare i processi amministrativi, condividere i documenti attraverso più piattaforme e sistemi ERP, accedere ai documenti in qualsiasi momento, anche in modalità mobile.

App Logistica si inserisce perfettamente in questo contesto e rappresenta un valore strategico significativo per Archiva in quanto si pone come valido esempio di un’ottima gestione di documentazione logistica da parte dell’Azienda.

Abbiamo progettato un’app mobile che permette di creare un trasporto, allegare i relativi documenti, definire gli utenti coinvolti nel flusso e suggerire i documenti necessari per adempiere ai vincoli della normativa europea.

App logistica smartphone
Dettaglio app per iPad
App logistica desktop

Con App Logistica, l’admin Archiva crea un nuovo cliente di tipo “cedente” (mittente che spedisce la merce); nel momento in cui il cedente crea un nuovo trasporto, tutti i documenti necessari al trasporto vengono caricati nella cartella corrispondente, all’interno della piattaforma.

L’applicazione che abbiamo realizzato suggerisce all’utente quali documenti caricareverifica in tempo reale se sono presenti tutti, compresi eventuali documenti accessori; permette inoltre all’operatore di identificare con facilità tutte le figure coinvolte nell’operazione.

Tra questi documenti, fondamentale è il DDT (Documento di Trasporto), un documento contabile di consegna che viene emesso con la movimentazione di beni da parte di soggetti passivi Iva, sia che essi esercitino in forma individuale che collettiva. Secondo la Normativa, questo documento in forma elettronica può essere gestito:

– come documento giuridico virtuale, per consentire la fatturazione differita;

– su un supporto elettronico (computer, tablet o smartphone);

– tramite una procedura informatica: utilizzando una piattaforma elettronica o utilizzando il tracking elettronico dei vettori (Ris 19/E/2013)

– sottoscrivendo il DDT con firma elettronica avanzata o firma elettronica semplice.

Archivio DDT

Un primo vantaggio di App Logistica è di raccogliere questi documenti in un unico punto rendendone più facile la consultazione e la condivisione.

Un secondo vantaggio è quello di dare la possibilità ad alcuni utenti di usare l’applicazione su pc in ufficio o ad altri, che per tipologia di attività hanno necessità di spostarsi, di usare comodamente un tablet, oppure, per i trasportatori che solitamente usano il telefono cellulare, di poterne fruire su smartphone; App Logistica rende possibile quindi l’accesso multicanale, una piattaforma accessibile da qualsiasi tipologia di device.

Prima schermata utilizzo
Terza schermata trasporto

Validazione di mercato: Growth Hacking e metodologia Lean Canvas

Per validare mercato e target del nuovo prodotto digitale, con Archiva abbiamo adottato uno strumento tipico del growth hacking, ovvero il lean canvas: si parte dall’identificazione dei problemi, si definiscono i possibili segmenti di clientela da questi interessati.

Si elabora quindi una soluzione e si definisce quale sia il vantaggio competitivo dell’azienda che lo propone e la unique value proposition, il valore aggiunto che solo l’azienda proponente è in grado di dare al consumatore finale, con la soluzione da essa elaborata. 

Queste sono solo le prime ipotesi: infatti ognuna di esse deve essere validata e quindi reiterata tramite customer research, i cui strumenti tipici sono, da un lato l’elaborazione di landing page, campagne google ads e facebook adv per intercettare persone di interesse, dall’altro la mappatura dei possibili clienti in target, ricerca di contatti rilevanti al loro interno, richiesta di contatto e intervista mirata a indagare l’effettiva presenza del problema, raccolta di informazioni sul flusso dei processi attinenti il problema, sui software gestionali utilizzati ed eventuali competitor del progetto, e così via.

Sulla base delle informazioni raccolte si vanno per l’appunto a validare le ipotesi iniziali ed eventualmente si aggiornano.

Al lavoro con post-it
Fasi del growth hacking

La tecnologia giusta per uno strumento solido e versatile

 Lo sviluppo è stato condotto con metodologia Agile Scrum e il risultato ottenuto al termine di ogni sprint è stato posto a validazione da parte di Archiva ma anche dal mercato, per consentirci di ottimizzare gli sforzi negli sprint successivi e indirizzarli nella giusta direzione. Il risultato di questo processo iterativo è un software che risponde alle reali esigenze degli utilizzatori e permette ad Archiva di integrare e migliorare la propria offerta, sia sui clienti già acquisiti sia sui prospect.

Più sicuri con la Blockchain

Al fine di rendere ancora più sicure le informazioni contenute all’interno del database, il cliente scelto di utilizzare la tecnologia Blockchain.

La Blockchain è una struttura dati definibile come una catena di blocchi la cui validazione è affidata a un meccanismo di consenso distribuito su tutti i nodi di una rete autorizzati a partecipare al processo di validazione.

Ad ogni cambio di stato logico di un trasporto, viene interrogata la Blockchain che salva le informazioni del trasporto in quello specifico istante. Viene inoltre effettuato di default un aggiornamento ogni notte per salvare le modifiche effettuate al trasporto dopo che questo è stato concluso con successo.

La tecnologia Blockchain rappresenta un notevole passo avanti nella semplificazione di processi che si basano sulla carta introducendo maggiore sicurezza e trasparenza.

Core value

Anche in questo caso la tecnologia aiuta le persone e le aziende, in particolare quelle impiegate nel settore della logistica, andando a fornire una piattaforma completa per la gestione documentale in grado di:

  • digitalizzare e centralizzare la gestione dei documenti di trasporto;
  • garantire il rispetto delle normative in ambito logistica;
  • risparmiare costi di gestione dei documenti;
  • evitare di incappare in sanzioni;
  • consultare rapidamente il materiale a disposizione;
  • consentire l’accesso simultaneo alla pluralità di attori coinvolti;
  • certificare le transazioni con la blockchain.

Molte aziende si stanno focalizzando sullo sviluppo di software chiamati a ridurre la complessità dei processi all’interno delle organizzazioni (come ZPC e Safilo), in questo caso è stato fatto un ulteriore passo: certificare il processo con la Blockchain.

Schermate app logistica
Funzionamento app da tablet

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