Con Accudire è possibile predisporre gli elementi essenziali di un contratto internazionale, nel rispetto degli Incoterms® e relativa ripartizione dei costi, dei rischi e delle responsabilità, attraverso modelli standard costantemente aggiornati secondo le normative internazionali.

Inoltre, la piattaforma consente di definire i principali aspetti, legali, doganali, assicurativi, export controls e documentali, definendo con chiarezza i regimi di responsabilità e di relazione contrattuale tra i soggetti che interagiscono lunga tutta la filiera del commercio internazionale.

Semplicemente compilando le apposite sezioni, Accudire genera contratti di trasporto attraverso modelli standard ovviando così a lente procedure manuali, a controlli ripetitivi e non sicuri, a generazione e trasmissione di documenti cartacei.

Tutti i dati sono disponibili online, sicuri, protetti e non modificabili, certificando passaggi e responsabilità dei soggetti coinvolti, dal venditore al compratore, dal rappresentante in dogana alle banche e compagnie di assicurazione, dalle compagnie portuali e interportuali a spedizionieri e vettori.

Inoltre, la trasparenza del sistema e la conformità dei documenti velocizzano le operazioni, riducendo le tempistiche di approvazione e i rischi legati a sanzioni o alla mancata compliance del complesso sistema normativo internazionale (antiriciclaggio, lotta al terrorismo, anti frode, anti corruzione, export controls).

Infine, l’utilizzo di Accudire evita blocchi in dogana, lentezza, imprecisioni, errori e perdite di informazioni tipiche delle pratiche cartacee, assicurando attraverso la tecnologia informatica il rispetto delle normative internazionali. Giunta in dogana, la merce dispone di uno storico documentale certo, completo e senza possibilità di alterazione, riducendo drasticamente i controlli documentali.

Accudire è una startup innovativa certificata, nata dell’esperienza e degli strumenti messi a disposizione dai soci fondatori Ormesani Srl e ZPC Srl (già nostro cliente da anni con la piattaforma ECP) nell’ambito delle spedizioni internazionali, negli aspetti doganali, nella compliance e negli export controls.

Accudire (nome frutto dell’unione tra i termini “Accurate” e “Direction”) ha l’obiettivo di semplificare e velocizzare i processi organizzativi e le procedure operative per le esportazioni, aiutando le aziende e gli individui a districarsi nella complessa rete di norme e regolamenti che disciplinano il commercio internazionale.

Accudire è quindi un’entità nata specificatamente per questo, perciò il progetto ha richiesto un’iniziale fase di ideazione e design di un’identità chiara, pertinente e rassicurante.

Le aziende che utilizzano la piattaforma possono ovviare a lente procedure manuali, controlli ripetitivi e non sicuri, generazione e trasmissione dei documenti cartacei.
Accudire evita blocchi in dogana, lentezza, imprecisioni, errori e perdite di informazioni tipiche delle pratiche cartacee, assicurando attraverso la tecnologia informatica il rispetto delle normative internazionali.

Tutto questo è stato frutto di un’accurata e approfondita attività di progettazione della piattaforma e delle funzionalità che dovevano essere ospitate in essa. Per questo abbiamo utilizzato il nostro processo di Uqido Deep Dive per esplorare il mondo del commercio internazionale: una vera e propria immersione in regolamenti e norme, tra best practice, casi particolari ed eccezioni che la piattaforma doveva essere in grado di gestire.

Per essere efficace, la progettazione deve accompagnare tutte le fasi del progetto e dettare le linee guida per ogni scelta. Perciò un eterogeneo team composto da designer, design strategist e neuroscienziati ha affiancato per tutta la durata dello sviluppo il team di sviluppatori, garantendo così coerenza ed efficacia dell’esperienza utente ottenuta alla fine del processo.

Accudire fornisce un ambiente integrato su tre livelli (Cloud – Blockchain – API) per attivare un ecosistema fatto di competenze, persone e tecnologia facilmente interoperabile con altre piattaforme digitali e sistemi ERP.

La tecnologia blockchain, utilizzata per il salvataggio di informazioni importanti, è essenziale per l’implementazione degli Smart Contracts. Questi ultimi permettono il salvataggio di dati relativi ad un accordo senza l’intervento di una figura terza, condividendo e certificando queste informazioni attraverso tutti i nodi della blockchain.

La comunicazione alla blockchain viene effettuata direttamente dal web server che si occupa di recuperare e inviare i dati nelle fasi cruciali della spedizione.

La piattaforma Cloud è accessibile per gli utilizzatori in ogni momento e da qualsiasi dispositivo. I dati che vengono inseriti in Accudire sono importanti e riservati, perciò il sistema è stato costruito con approcci privacy-by-default e security-by-design, con il salvataggio dei soli dati riservati e con i più aggiornati sistemi di sicurezza.

Tramite l’implementazione di API Restful, la piattaforma ha la possibilità di essere integrata ad altri sistemi esistenti, quali ERP, o a sistemi di monitoraggio.

Un progetto di una tale portata si propone di rivoluzionare il mondo del commercio internazionale, abbracciando un nuovo modo di adempiere agli obblighi normativi che faciliti e renda più sicura l’attività di tutti gli stakeholder. 

La buona innovazione genera valore per gli utilizzatori, nel caso di Accudire l’impatto è evidente: le transazioni sono più sicure e vengono certificate, c’è un minore spreco di tempo dovuto a pratiche gestite manualmente e a controlli ripetuti su più fasi del processo, vi è una gestione trasparente e centralizzata dei dati che limita la perdita di informazioni.

Una corretta progettazione indaga i bisogni delle aziende e le criticità del mercato, generando poi le linee guida per lo sviluppo. Così la nuova tecnologia ha maggiori possibilità di essere utilizzata, di entrare nella routine delle persone, di avere un impatto positivo. Questo è accaduto anche nei progetti realizzati per Safilo e 3Bee.

App Logistica di Archiva Group è un progetto nato dall’esigenza, delle aziende che si occupano di logistica, di adeguarsi alle nuove normative europee.

Il legislatore comunitario, con il Regolamento di esecuzione UE 1912/2018 per quanto riguarda alcune esenzioni connesse alle operazioni intracomunitarie,  ha inserito il nuovo articolo 45-bis all’interno del Regolamento di esecuzione UE 282/2011. In base a tale modifica, a partire dal 1° gennaio 2020, è stato definito un elenco di documenti ritenuti idonei a dimostrare l’avvenuto trasporto o spedizione dei beni destinati ad altro Stato membro.

Con App Logistica, l’admin Archiva crea un nuovo cliente di tipo “cedente” (mittente che spedisce la merce); nel momento in cui il cedente crea un nuovo trasporto, tutti i documenti necessari al trasporto vengono caricati nella cartella corrispondente, all’interno della piattaforma.

L’applicazione che abbiamo realizzato suggerisce all’utente quali documenti caricare e  verifica in tempo reale se sono presenti tutti, compresi eventuali documenti accessori; permette inoltre all’operatore di identificare con facilità tutte le figure coinvolte nell’operazione.

Tra questi documenti, fondamentale è il DDT (Documento di Trasporto), un documento contabile di consegna che viene emesso con la movimentazione di beni da parte di soggetti passivi Iva, sia che essi esercitino in forma individuale che collettiva. Secondo la Normativa, questo documento in forma elettronica può essere gestito:

– come documento giuridico virtuale, per consentire la fatturazione differita;

– su un supporto elettronico (computer, tablet o smartphone);

– tramite una procedura informatica: utilizzando una piattaforma elettronica o utilizzando il tracking elettronico dei vettori (Ris 19/E/2013)

– sottoscrivendo il DDT con firma elettronica avanzata o firma elettronica semplice.

Un primo vantaggio di App Logistica è di raccogliere questi documenti in un unico punto rendendone più facile la consultazione e la condivisione.

Un secondo vantaggio è quello di dare la possibilità ad alcuni utenti di usare l’applicazione su pc in ufficio o ad altri, che per tipologia di attività hanno necessità di spostarsi, di usare comodamente un tablet, oppure, per i trasportatori che solitamente usano il telefono cellulare, di poterne fruire su smartphone; App Logistica rende possibile quindi l’accesso multicanale, una piattaforma accessibile da qualsiasi tipologia di device.

Per validare mercato e target del nuovo prodotto digitale, con Archiva abbiamo adottato uno strumento tipico del growth hacking, ovvero il lean canvas: si parte dall’identificazione dei problemi, si definiscono i possibili segmenti di clientela da questi interessati.

Si elabora quindi una soluzione e si definisce quale sia il vantaggio competitivo dell’azienda che lo propone e la unique value proposition, il valore aggiunto che solo l’azienda proponente è in grado di dare al consumatore finale, con la soluzione da essa elaborata. 

Queste sono solo le prime ipotesi: infatti ognuna di esse deve essere validata e quindi reiterata tramite customer research, i cui strumenti tipici sono, da un lato l’elaborazione di landing page, campagne google ads e facebook adv per intercettare persone di interesse, dall’altro la mappatura dei possibili clienti in target, ricerca di contatti rilevanti al loro interno, richiesta di contatto e intervista mirata a indagare l’effettiva presenza del problema, raccolta di informazioni sul flusso dei processi attinenti il problema, sui software gestionali utilizzati ed eventuali competitor del progetto, e così via.

Sulla base delle informazioni raccolte si vanno per l’appunto a validare le ipotesi iniziali ed eventualmente si aggiornano.

Lo sviluppo è stato condotto con metodologia Agile Scrum e il risultato ottenuto al termine di ogni sprint è stato posto a validazione da parte di Archiva ma anche dal mercato, per consentirci di ottimizzare gli sforzi negli sprint successivi e indirizzarli nella giusta direzione. Il risultato di questo processo iterativo è un software che risponde alle reali esigenze degli utilizzatori e permette ad Archiva di integrare e migliorare la propria offerta, sia sui clienti già acquisiti sia sui prospect.

Al fine di rendere ancora più sicure le informazioni contenute all’interno del database, il cliente ha deciso di utilizzare la tecnologia Blockchain.

La Blockchain è una struttura dati definibile come una catena di blocchi la cui validazione è affidata a un meccanismo di consenso distribuito su tutti i nodi di una rete autorizzati a partecipare al processo di validazione.

Ad ogni cambio di stato logico di un trasporto, viene interrogata la Blockchain che salva le informazioni del trasporto in quello specifico istante. Viene inoltre effettuato di default un aggiornamento ogni notte per salvare le modifiche effettuate al trasporto dopo che questo è stato concluso con successo.

La tecnologia Blockchain rappresenta un notevole passo avanti nella semplificazione di processi che si basano sulla carta introducendo maggiore sicurezza e trasparenza.

Anche in questo caso la tecnologia aiuta le persone e le aziende, in particolare quelle impiegate nel settore della logistica, andando a fornire una piattaforma completa per la gestione documentale in grado di:

• digitalizzare e centralizzare la gestione dei documenti di trasporto;
• garantire il rispetto delle normative in ambito logistica;
• risparmiare costi di gestione dei documenti;
• evitare di incappare in sanzioni;
• consultare rapidamente il materiale a disposizione;
• consentire l’accesso simultaneo alla pluralità di attori coinvolti;
• certificare le transazioni con la blockchain.

Molte aziende si stanno focalizzando sullo sviluppo di software chiamati a ridurre la complessità dei processi all’interno delle organizzazioni (come ZPC e Safilo), in questo caso è stato fatto un ulteriore passo: certificare il processo con la Blockchain.