Il cliente
Isokit è un’azienda specializzata nella progettazione e produzione di allestimenti isotermici per il trasporto a temperatura controllata. Con un focus sull’innovazione e la qualità, l’azienda gestisce un complesso processo produttivo che serve un mercato esigente e in continua espansione, ma ha affrontato una sfida critica: l’intero processo di pianificazione delle commesse – un’attività complessa che bilancia prodotti standard e altamente personalizzati – era gestito manualmente tramite fogli Excel.
LA SFIDA
L’intero processo di pianificazione delle commesse in Isokit era gestito su un complesso foglio Excel. Quello che era iniziato come uno strumento di supporto è diventato, con la crescita dell’azienda, un collo di bottiglia insostenibile.
Una delle sfide principali era l’impossibilità di valutare indicatori chiave come lo spazio sprecato o la complessità delle lavorazioni per una specifica linea o giornata, limitando di fatto la capacità di ottimizzare l’allocazione delle risorse e di intervenire tempestivamente.
Questo approccio creava tre “pain points” critici:
- Mancanza di Visibilità: Il file Excel era un’isola. L’area commerciale e quella amministrativa non avevano modo di sapere in tempo reale lo stato di avanzamento di una commessa, con l’impossibilità di dare risposte certe ai clienti in una costante rincorsa alle informazioni.
- Inefficienza e Rischio di Errori: La pianificazione richiedeva ore di lavoro manuale per inserire dati, spostare righe e ricalcolare le tempistiche. Ogni modifica era un’operazione complessa, lenta e soggetta a errori umani che potevano compromettere l’intera catena produttiva.
- Dati Disconnessi: un costante disallineamento tra ciò che era pianificato e ciò che accadeva realmente in produzione, generando un’ansia operativa costante e decisioni basate su dati non aggiornati.
LA SOLUZIONE
Abbiamo collaborato con Isokit per progettare e sviluppare “SmartPlanning”, un’applicazione web custom che agisce come un “cervello” di pianificazione centralizzato, costruito su misura per le loro esigenze. L’obiettivo non era fornire un software “standard”, ma creare uno strumento che si adattasse perfettamente ai flussi di lavoro unici di Isokit.
Non si tratta di un software generico, ma di una soluzione specifica che:
- Offre un Gantt Interattivo: La pianificazione non è più un elenco statico, ma un diagramma di Gantt visivo e dinamico. Il capo commessa può cambiare le priorità o assegnare il lavoro a macchine diverse, vedendo immediatamente l’impatto sull’intera catena produttiva.
- Centralizza i Dati: L’applicazione diventa l’unica fonte di verità (“Single Source of Truth”). La gestione della pianificazione è centralizzata tramite un singolo account che supervisiona l’intero processo. Una volta che il piano è finalizzato, l’operatore può esportare la pianificazione con tutte le informazioni aggiornate, garantendo che tutti i reparti lavorino sulla versione più recente.
Il Metodo Uqido: Osservare, Prototipare, Iterare
- Analisi “As-Is”: Il progetto è iniziato con una fase di “TakeOff” per mappare e comprendere a fondo il processo di pianificazione esistente e, soprattutto, per analizzare la complessa serie di vincoli di produzione.
- Define (Shadowing): Non ci siamo fermati a un documento di specifiche. Siamo andati in Isokit e abbiamo affiancato (shadowing) il pianificatore, il capo commessa e il responsabile commerciale. Osservando come lavoravano, abbiamo capito i veri colli di bottiglia e le esigenze nascoste. Non ci siamo accontentati di una “lista della spesa” di funzionalità; abbiamo voluto capire il “perché” di ogni azione.
- Design (Prototipazione): Abbiamo tradotto le esigenze in un prototipo interattivo (Figma). Questo ha permesso al cliente di “giocare” con l’interfaccia prima ancora di scrivere una riga di codice. Questo passaggio fondamentale ha creato allineamento e fiducia, permettendoci di validare i flussi e l’esperienza utente in modo rapido ed economico. Definizione dei KPI: Sono stati stabiliti indicatori precisi per misurare il successo del progetto: la massimizzazione della superficie di produzione utilizzata e l’efficientamento della produzione.
- Sviluppo Agile: Abbiamo lavorato con sprint settimanali, rilasciando funzionalità in modo incrementale. Il cliente non ha dovuto attendere sei mesi per vedere il prodotto finito; lo ha visto crescere settimana dopo settimana, diventando parte attiva del processo creativo e garantendo una perfetta aderenza alle aspettative.
L’Impatto: Efficienza, Visibilità e Zero Errori
L’introduzione di SmartPlanning ha trasformato il modo di lavorare in Isokit su più livelli:
- Efficienza: Il tempo dedicato alla pianificazione si è ridotto drasticamente e gli errori di compilazione manuale sono stati azzerati. Le risorse prima bloccate in attività manuali ora si dedicano ad attività a maggior valore aggiunto, come l’analisi e il miglioramento.
- Visibilità Totale: Per la prima volta, l’area commerciale ha visibilità immediata sulle date di consegna e può dare risposte certe ai clienti, migliorando la customer satisfaction e l’affidabilità percepita.
- Reattività: Se una commessa diventa prioritaria, il pianificatore può riorganizzare la produzione in pochi secondi, e il sistema ricalcola automaticamente l’impatto su tutte le altre. Questo ha fornito all’azienda un’agilità decisionale prima impensabile.
Abbiamo preso un processo complesso e analogico e lo abbiamo reso semplice, digitale e integrato, trasformando un problema operativo in un vantaggio strategico e in un asset digitale proprietario.
